Theo tài liệu nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng do UBKT Trung ương biên soạn và phối hợp với Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật xuất bản năm 2017 nêu rõ: Lập hồ sơ là tập hợp và sắp xếp một tập văn bản, tài liệu và các vật ghi tin khác có liên quan với nhau về các vấn đề, vụ việc, nhân sự... được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBKT, cơ quan UBKT các cấp do Điều lệ Đảng quy định và nhiệm vụ do cấp ủy giao.