Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức, nhằm mục đích đảmbảo thông tin cho hoạt động quản lý, lưu giữ và tổ chức khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phụcvụ cho yêu cầu khai thác, sử dụng tại các cơ quan, tổ chức. Cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cáchhành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào lưu trữ hồsơ tài liệu trở thành một yêu cầu cấp thiết, được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Bài báo trình bàykết quả nghiên cứu thực trạng và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ tài liệu tại Văn phòngủy ban nhân dân (UBND) thành phố Thái Nguyên bằng phương pháp khảo sát thực tế, phân tích,tổng hợp tài liệu. Đồng thời, đề xuất cách khai thác, sử dụng phần mềm Dropbox vào công tác quảnlý hồ sơ tài liệu để nâng cao hiệu quả công việc của chuyên viên văn thư, lưu trữ, giúp họ thực hiệntốt nhất chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động ra quyết định quản lý.