Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin của các cơ quan hành chính nhà nước. Trong văn bản quản lý hành chính nhà nước, ngôn ngữ là phương tiện chuyển tải thông tin chính yêu hoặc duy nhất. Ngôn ngữ thực hiện chức năng cơ bản là chức năng giao tiếp lý trí (thông báo) và chức năng ý chí (sai khiến), gắn với đó là những nhiệm vụ đặc thù về nội dung và hình thức thế hiện. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có đặc trưng: chính xác - minh bạch
nghiêm túc - khách quan
khuôn mẫu
ngắn gọn, dễ hiểu
trang trọng và mang tính quốc tế.