Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) đang diễn ra với tốc độ vũ bão và đưa xã hội phát triển lên một tầm cao mới, làm thay đổi căn bản phương thức quản lý, làm việc từ trực tiếp tại văn phòng, công xưởng sang hoạt động trực tuyến như: dịch vụ công trực tuyến, hội họp trực tuyến, đào tạo trực tuyến... Điều đó đặt ra yêu cầu giải quyết công việc với dữ liệu, tài liệu điện tử ngày càng cao. Bởi lẽ Chính phủ điện tử, văn phòng điện tử, dịch vụ điện tử phải dựa trên dữ liệu điện tử, tài liệu điện tử. Trong bối cảnh đó, hoạt động vãn phòng vừa phải thực hiện nghiệp vụ chuyên môn trên môi trường điện tử, vừa phải đáp ứng những yêu cầu về nguyên tắc, quy định nghiệp vụ theo yêu cầu của pháp luật một cách hiệu quả. Bài viết này góp bàn về việc năng cao hiệu quả quản lý, sử dụng hồ sơ điện tử một cách khoa học, đúng quy định trong hoạt động văn phòng hiện nay.