Trong công tác quản lý, khi thực hiện một sự kiện (chẳng hạn như dự án...), công tác quản lý đòi hỏi hổ sơ, tài liệu của đối tượng thanh tra được lưu giữ tại đơn vị đồng thời được gửi tới các cơ quan có thẩm quyền
việc đối tượng thanh tra không thể cung cấp được hổ sơ, tài liệu bởi lý do khách quan nhưng hồ sơ đó vẫn tồn tại tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác và vấn đề được đặt ra là yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra cun